Upin Ipin Belajar ERP.: T04A : Bisnis Proses Fungsi HRD: Payroll

Assalamu'alaikuum...

Jumpa kembali dengan upin ipin yang kali ini akan belajar keras mengenai Bisnis Proses di HRD, khususnya bagian Penggajian.

Pada organisasi/perusahaan apapun, tidak mungkin tak membutuhkan sumber daya manusia (SDM), yang juga merupakan bagian dari sumber daya yang harus dijaga kualitas informasinya. Diperlukan sistem informasi sumber daya manusia, untuk merekam dan memproses data SDM mulai dari perekrutan, penugasan, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, penggajian, sampai dengan pemberhentian hubungan kerja. Hal-hal yang berhubungan dengan masalah penggajian karyawan, khusus ditangani oleh HRD bagian Penggajian atau Payroll.

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjodi dua golongan: gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaraan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunuyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilaitukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dihitung bardasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Kita mengenal istilah Segregation of Duties dalam business process, yang merupakan pemisahan tugas antar departemen atau fungsi kerja. Segregation of Duties diperlukan sebagai pemisahan tanggung jawab kerja agar tidak terjadi overlapping fungsi kerja.

Berikut adalah tugas dan fungsi HRD bagian payroll:

1. Menyiapkan Penggajian

Data tentang jam kerja disediakan oleh departemen dimana karyawan bekerja. Informasi gaji diperoleh dari file master payroll. Orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan pembayaran gaji tidak dapat menambah rekord baru pada file ini. Menyusun komponen gaji, pendapatan dan potongan serta mengkalkulasi proses perhitungan gaji mulai dari input data, proses dan pembuatan laporan penggajian.

2. Membayar Gaji

Aktivitas ini melakukan penyerahan cek kepada karyawan. sebagian besar karyawan dibayar baik dengan cek atau langsung dimasukan ke rekening tabungan karyawan di bank.

3. Menghitung Tunjangan Yang Sudah Dibayarkan dan Pajaknya oleh perusahaan.

Pihak perusahaan sering menanggung premi atas asuransi kesehatan, kecelakaan kerja dan lainnya untuk karyawan.

4. Pembayaran Pajak Penggajian dan Pengurangan Lainnya

Aktivitas terakhir ini melakukan pembayaran utang pajak penggajian dan pengurangan lainnya atas setiap karyawan. Organisasi harus secara periodik menyiapkan cek atau melakukan transfer secara elektronik untuk membayar berbagai utang pajak yang muncul.

Berikut adalah contoh Bisnis Proses bagian Payroll:

Teman-teman penasaran nggak, gimana menggunakan aplikasi Odoo/OpenERP modul payroll? Kalau iya, upin ipin lagi baik hati, mau ngasih tau gimana caranya. Ayo duduk manis dan mencatat ya :)

“How to create and pay an Employee’s Payslip”

First of all, create a new database and install modules Payroll and Payroll Accounting, Then you need to Define an employee and create its home address as shown below:

Go to Menu: Human Resources / Human Resources / Employees

This will create the employee to be a partner in the system, define this partner as supplier.

Define the receivable and payable account for this employee’s partner.

Now next is to create a contract for the employee including salary structure and salary rules:

Go to menu: Human Resources / Human Resources / Contracts

Note: you can create Salary structure and Salary Rules from here itself or navigate to the Menu: Human Resources / Payroll /Salary Structures and Human Resources / Payroll / Salary Rules.

Create a Salary Expense Journal of type ‘Purchase’

Create Individual accounts for BASIC, NET, GROSS, DEDUCTIONS, ALLOWANCES etc.

Then in the salary rules assign the Debit and Credit accounts as:

All the rules will have there individual accounts created as Debit accounts and Credit account as the Salary expense account.

Go to menu: Human Resources / Payroll / Salary Rules

Assign Net Salary rule’s Credit account as the partner’s receivable account( that we assigned at the start) as he is liable to receive the net amount. Assign the Debit account as the account created for individual salary rules.

Now we will create a payslip for the employee.

Go to menu: Human Resources / Payroll / Employee Payslips

After filling the required inputs click on Compute Sheet button and you will see the sheet is calculated.

Now Click the button Confirm to confirm and generate the accounting entries.

Now we will pay the employee for this navigate thru Menu: Accounting / Suppliers / Supplier Payments

Create new payment and select the employee’s partner, as soon as you select the partner you will a line is added as a payment line with the outstanding amount.